Executive Assistant (w/m/d)

Permanent employee, Full-time · Berlin

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Die Vision von MILES ist es, jede gefahrene Meile zu einer geteilten Meile zu machen.
In den vergangenen Jahren hat sich MILES als starke Marke und Eckpfeiler der urbanen Mobilität in den Städten, in denen wir tätig sind, etabliert. So wie unser Unternehmen, unser Team, unsere Dienstleistungen und Produkte gewachsen sind, so sind auch die Komplexität, unsere Partnerschaften und Interessengruppen gewachsen.Wir suchen daher eine:n Executive Assistant (w/m/d) für den CEO und den CFO, der uns bei den täglichen Verwaltungsaufgaben unterstützt.

Deine Aufgaben
  • Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft von Oliver, unserem CEO und Eyvindur, unserem CFO (Meetings, Vertragsmanagement, Kalenderorganisation)
  • Recherche- und Dokumentationsaufgaben für wichtige Meetings mit internen und externen Stakeholdern
  • Beaufsichtigung des Tagesgeschäfts in Zusammenarbeit mit dem Senior Leadership Team und den Abteilungsleitern
  • Dokumentieren und Kommunizieren von Entscheidungen und Maßnahmen aus Meetings sowie Sicherstellen der Nachverfolgung und des Abschlusses von Maßnahmen, um die Verantwortlichkeit zu erhöhen
  • Funktion als Bindeglied zwischen den Teammitgliedern auf allen Ebenen in Bezug auf Arbeitsklima, Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen, Projektaktualisierungen, Vorschläge und Planung
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen, rechtlichen Dokumenten und anderen offiziellen Maßnahmen
Du gewinnst in der Rolle:
  • Einblick in ein äußerst dynamisches Umfeld und in Entscheidungsfindungsprozesse für wichtige strategische Themen
  • Möglichkeit, sich in komplexe und unterschiedliche Organisationsabteilungen einzuarbeiten und Einblicke zu gewinnen
  • Die Möglichkeit, die Mobilität der Zukunft mit starken und erfahrenen Kollegen aus anderen Branchen aufzubauen und zu gestalten

Warum MILES?
  • MILES Benefits: Wir bieten dir ein Portfolio verschiedener Benefits an, die du individuell nach deinen Präferenzen zusammenstellen kannst. Darunter sind MILES Credits für deine private Mobilität oder alternativ das BVG Ticket und eine Fitness Mitgliedschaft.
  • Unsere Vision lautet: MAKE EVERY DRIVEN MILE A SHARED MILE. Wir arbeiten täglich daran, diese Vision zu verwirklichen und jede:r trägt ein Stückchen dazu bei.
  • Wir verfolgen alle das gleiche Ziel: MILES groß und erfolgreich zu machen und diesen Spirit spürst du bei uns ab Sekunde eins.
  • Wir lieben unsere Brand: MILES Goodies sind gern gesehene Accessoires und stehen einfach jeder:m
  • Du wirst schnell merken, was "High Impact" bei uns bedeutet: Du kannst schnell viel Verantwortung übernehmen, deine Ideen einbringen und die Offenheit von allen Kollegen:innen genießen. Du kannst Prozesse kritisch hinterfragen und so dazu beitragen MILES Stück für Stück nach vorne zu bringen und dich weiterzuentwickeln
  • Daten sind unsere Quelle der Wahrheit: Wir arbeiten zahlen-, daten- und faktenbasiert. So treffen wir unsere Entscheidungen und schenken allen Mitarbeitenden Transparenz über unseren Status quo und unsere Entwicklungsziele
  • Wir sind Carsharing mit extra viel ♥. Bei MILES wird ein Teil des Umsatzes in regionale und soziale Projekte investiert, da wir uns für das Wohlergehen unserer Gesellschaft und Umwelt aktiv einsetzen #milescharity
  • Feedback und Weiterentwicklung: Unser interner Blog enthält viel Inspiration zu verschiedensten Themen. Unser HR und Leadership Team unterstützen dich dabei, dich selbst, deine Kompetenzen und deine Stärken weiterzuentwickeln.
Was du mitbringst
  • Einfühlungsvermögen und Serviceorientierung gegenüber Deinen Teammitgliedern
  • Du hast bereits Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer ähnlichen Position
  • Du bist sehr gut organisiert, akribisch und detailorientiert
  • Du beherrschst die deutsche und englische Sprache in Wort und Schrift
  • Du bist selbstmotiviert und kannst unter Druck mit wechselnden Prioritäten super arbeiten
  • Es ist für dich selbstverständlich, sensible Geschäftsangelegenheiten streng vertraulich zu behandeln
Über uns
Unsere Vision bei MILES ist: ​
MAKE EVERY DRIVEN MILE A SHARED MILE

MILES Mobility ist der größte konzernunabhängige Carsharing-Anbieter in Deutschland und rechnet nach gefahrenen Kilometern ab, nicht nach Minuten.
Das Angebot umfasst dabei kilometerbasiertes Carsharing, Transportersharing sowie Pakete für flexible Tagesmieten – alles im stationslosen Free-Floating-System.
MILES glaubt an eine Welt, in der Mobilität geteilt, nachhaltig und für alle zugänglich ist und schafft mit seinem Angebot eine Alternative zum privaten Autobesitz. Ziel ist es, ein Teil des persönlichen Mobilitäts-Mixes zu sein und das urbane Leben zu verbessern.
Insgesamt ist MILES in 8 Städten aktiv, darunter Berlin, Hamburg, München, Potsdam, Köln, Düsseldorf, Bonn und Duisburg.

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MILES vision is to make every driven mile a shared mile.
Over the past years MILES has established itself as a strong brand and cornerstone of urban mobility in the cities we operate. As our company and team, services and products have grown so have the complexities, partnerships and stakeholders that we need to account for.We are therefore looking for an Executive Assistant (f/m/x) to the CEO and CFO in order to support the day to day administrative tasks.
Your Mission
  • Administrative support in the daily operations of Oliver, our CEO and Eyvi, our CFO (meetings, contract management, calendar organization)
  • Research and documentation tasks for key meetings with internal and external stakeholders
  • Oversee daily operations through collaboration with senior leadership team and department leaders
  • Document and communicate decisions and action items from meetings as well as ensure follow-up and closure of action items to increase accountability
  • Serve as a liaison between team members at all levels regarding working climate, employee well-being, project updates, proposals, and planning
  • Support in the preparation of presentations, legal documents and other official action items
Benefits:
  • Exposure to extremely dynamic environment and the decision making process for key strategic topics
  • Ability to learn and gain insight into complex and different organizational departments
  • The opportunity to build and shape the mobility of the future with strong and experienced colleagues at your side across other verticals
  • A high-energy team

Why MILES?
  • MILES Benefits: We offer you a portfolio of different benefits that you can compile individually according to your preferences. Among them are MILES credits for your private mobility or alternatively the BVG ticket and a fitness membership.
  • Our vision is: MAKE EVERY DRIVEN MILE A SHARED MILE. We work every day to make this vision a reality and everyone has a part to play
  • We are all pursuing the same goal: to make MILES big and successful, and you can feel this spirit from the very first second.
  • We love our brand: MILES goodies are welcome accessories and simply look good on everyone.
  • You will quickly notice what "high impact" means at our company: You can quickly take on a lot of responsibility, contribute your ideas and enjoy the openness of all your colleagues. You can critically question processes and thus contribute to moving MILES forward bit by bit and developing yourself further.
  • Data is our source of truth: We work based on numbers, data and facts. This is how we make our decisions and give all employees transparency about our status quo and our development goals.
  • We are car sharing with extra ♥. At MILES, part of the turnover is invested in regional and social projects, as we are actively committed to the well-being of our society and environment #milescharity
  • Feedback and development: Our internal blog contains a lot of inspiration on various topics. Our HR and Leadership team support you to develop yourself, your skills and your strengths.
  • MILES believes in a world where mobility is shared, sustainable and accessible to all. We work every day to make this vision a reality and create an alternative to private car 
Your Profile
  • Empathetic and service oriented towards your team members
  • Have prior work experience as an Executive Assistant or a similar position
  • Are extremely well organized, meticulous and detail oriented
  • Are fully proficient in German and English, spoken and written
  • Self-motivated and able to work under pressure with changing priorities
  • Able to handle sensitive business matters with strict confidentiality
About us
Our vision at MILES:
MAKE EVERY DRIVEN MILE A SHARED MILE

MILES Mobility is the largest independent car sharing provider in Germany and charges by the driven kilometer, not by the minute. Its offering includes kilometer-based car sharing, van sharing and rates for flexible daily rentals - all available in a stationless free-floating system.
MILES believes in a world where mobility is shared, sustainable, and accessible to everyone, and its offering creates an alternative to private car ownership. The goal is to be part of the personal mobility mix and improve urban life.
In total MILES is active in 8 cities, in particular Berlin, Potsdam, Hamburg, Munich, Cologne, Dusseldorf, Bonn and Duisburg.

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